VALANA
Marcel SternkopfErstgespräch
Umsetzung

Von der Idee zum produktiv laufenden Prozess.

Wir setzen KI-Automatisierungen um – von Prozessanalyse und System-Anbindung bis zu Rollout, Schulung und Betrieb.

  • Produktiv statt Pilot

    Ein laufender Prozess mit klaren KPIs – kein weiterer Prototyp in der Schublade.

  • Nahtlose Integration

    Anbindung an CRM, ERP, Ticket- und Kommunikationssysteme – dort, wo eure Arbeit passiert.

  • Wissen bleibt im Haus

    Schulung und Übergabe an euer Team – ihr betreibt die Automatisierung eigenständig.

Wenn der Use-Case klar ist, setzen wir ihn um: von der detaillierten Prozessanalyse über das Design des Agenten und die Anbindung an eure bestehenden Systeme bis zu Test, Rollout und Schulung. Fokus auf messbare Ergebnisse – nicht auf Prototypen, die in der Schublade landen.

Warum es sich lohnt

  • Ein produktiv laufender Prozess statt eines weiteren Piloten.
  • Nahtlose Integration in eure bestehenden Systeme – CRM, ERP, Kommunikation.
  • Messbare Zeit- und Kostenersparnis mit dokumentierten Vorher/Nachher-Werten.
  • Wissen bleibt im Haus: eure Leute werden geschult und übernehmen den Betrieb.

Leistungen

Diese Bausteine sind Teil des Angebots.

Prozessanalyse

Wir zerlegen den bestehenden Prozess Schritt für Schritt, messen Ist-Zeiten und identifizieren die Hebel für Automatisierung.

Agent- & Automations-Design

Wir entwerfen die Automatisierung inklusive Ausnahmen, Freigaben und Eskalationswegen – nachvollziehbar und wartbar.

System-Anbindung

Sichere Verknüpfung mit euren bestehenden Systemen wie CRM, ERP, DMS und Kommunikationskanälen – ohne Insellösungen.

Test & Qualitätssicherung

Parallelbetrieb, systematische Tests und Freigabe-Workflows stellen sicher, dass produktive Prozesse verlässlich laufen.

Rollout

Kontrollierter Go-Live mit klaren Erfolgs- und Abbruchkriterien – kein Big-Bang, sondern messbare Schritte.

Handover & Schulung

Eure Mitarbeitenden werden auf Betrieb, Anpassung und Monitoring geschult – ihr bleibt unabhängig.

Dauer & Rahmen

Dauer
2–8 Wochen pro Automatisierung
Format
Festpreis-Projekt oder Sprint-Modell
Für wen
Unternehmen mit klar identifiziertem Use-Case

Voraussetzungen

Was ihr mitbringen solltet, damit das Angebot maximalen Wert liefert.

  • Konkret benannter Use-Case oder Prozess mit erkennbarem Wertbeitrag.
  • Fachlicher Prozess-Owner, der uns Ablauf, Regeln und Ausnahmen erklären kann.
  • Zugriff auf die relevanten Systeme (API/Export) und Testdaten.
  • Freigegebene Ansprechpartner für IT, Datenschutz und Betriebsrat bei Bedarf.
Der Weg

So läuft ein Umsetzungsprojekt

  1. 1
    Discovery (1 Woche)

    Detaillierte Aufnahme des Prozesses, Interviews mit Beteiligten, Definition von Erfolgskriterien und Festpreis-Angebot.

  2. 2
    Design & Freigabe

    Wir entwerfen die Automatisierung inklusive Freigabelogik und Ausnahmen und stimmen alles vor der Umsetzung mit euch ab.

  3. 3
    Umsetzung im Sprint

    In wöchentlichen Iterationen bauen und zeigen wir Fortschritt – ihr seht durchgängig, was entsteht.

  4. 4
    Test im Parallelbetrieb

    Neue Automatisierung läuft parallel zum bestehenden Prozess, Ergebnisse werden verglichen und Abweichungen dokumentiert.

  5. 5
    Rollout & Betrieb

    Schrittweise Aktivierung mit klarem Monitoring – bei Auffälligkeiten wird zurückgeschaltet, bis alles sitzt.

  6. 6
    Handover & Hypercare

    Schulung eurer Mitarbeitenden und 30-Tage-Hypercare-Phase, in der wir bei Fragen und Anpassungen eng an eurer Seite sind.

Ergebnis

Damit geht ihr aus der Zusammenarbeit heraus.

  • Produktiv laufende Automatisierung mit messbaren KPIs.
  • Dokumentierte Zeit- und Kostenersparnis – vergleichbar zum Ausgangszustand.
  • Geschulte Mitarbeitende, die den Prozess selbst betreiben und weiterentwickeln.
  • Sauberer Betriebshandover mit Monitoring, Runbook und Ansprechpartnern.
EHRLICH GESAGT

Passt der KI-Automatisierung zu deinem Unternehmen?

Passt, wenn …
  • Ihr habt priorisierte Prozesse mit klarem Auslöser und messbarem Ergebnis.
  • Fachbereich und IT ziehen mit und stellen Systemzugänge bereit.
  • Ihr wollt einen produktiven Go-Live – nicht nur einen Prototypen.
  • Technologische Unabhängigkeit und DSGVO-Konformität sind gesetzt.
Passt nicht, wenn …
  • Der Prozess ist unklar, ändert sich ständig oder hat keinen messbaren Nutzen.
  • Es gibt keinen internen Ansprechpartner für Fachlogik und Freigaben.
  • Ihr sucht Standort­bestimmung statt Umsetzung – dann passt der KI-Workshop.
Marcel Sternkopf
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